Zeitmanagement

• Kurzform:

1. Setzen Sie sich Ziele für die Woche
2. Planen Sie Ihren Tag
3. Setzen Sie Prioritäten
4. Schreiben Sie Aufgaben auf
5. Folgen Sie Ihrem Biorhythmus
6. Schaffen Sie sich Zeitinseln
7. Delegieren Sie
8. Sagen Sie „Nein!“
9. Seien Sie gnädig mit sich

Setzen Sie sich Ziele für die Woche.
Setzen Sie sich Tages- und Wochenziele! „Nehmen Sie sich zwei, drei Dinge vor, die Sie unternehmerisch weiterbringen. Denn wenn Sie sich immer allein auf Dringendes konzentrieren, haben Sie stets nur die nächste Aufgabe vor Augen und verlieren Ihre Ziele aus dem Blick.“

Planen Sie Ihren Tag.
Die Daumenregel für ein sinnvolles Pensum lautet 60:40. Für 60 Prozent des Tages sehen Sie feste Aufgaben vor, 40 Prozent bleiben frei für Unvorhergesehenes. Diese Gewichtung kann je nach Unternehmen aber auch anders ausfallen. Wer etwa stark vom Kundenverkehr abhängig oder gerne flexibel arbeitet, wird weniger Zeit fest verplanen.

Setzen Sie Prioritäten.
Nicht selten verlieren wir uns in völlig belanglosen Aufgaben, die gerade unseren Weg kreuzen. Das ist wenig effektiv. Das so genannte Eisenhower-Prinzip (siehe Kasten) bewertet Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit und leitet daraus ab, in welcher Reihenfolge die Jobs angegangen werden sollten.

Schreibe Sie Aufgabe auf.
Eine To-do-Liste, die man runterarbeitet, gibt dem Tag Struktur und bewahrt einen davor, Aufgaben zu vergessen oder sich mit anderen Dingen zu verzetteln. Wer sich von Listen gegängelt fühlt, probiert es mal mit Haftnotizen.

Folgen Sie Ihrem Biorhythmus.
Die meisten Menschen haben ihre produktivsten Phasen am Vormittag und dann nochmal am späten Nachmittag. Sinnvollerweise legt man sich die Aufgaben, die viel Konzentration oder Kreativität benötigen, in diesen Zeitraum und verlegt Unwichtiges auf die Mittagszeit.

Schaffen Sie sich Zeitinseln.
Störungen sind Gift für komplexe oder kreative Projekte. Schon eine kurze Unterbrechung bewirkt, dass wir anschließend mehrere Minuten benötigen, um uns wieder ins alte Thema reinzudenken. Darunter leiden Qualität und Effizienz. Deshalb der Rat von Fachleuten: Zeiten definieren, in denen Sie abtauchen und nicht erreichbar sind. Handys aus, E-Mail aus, Tür zu. „Die meisten Selbstständigen glauben, sie müssten ständig für alle da sein“, stellt Anikó Hauch fest. „Aber das müssen sie nicht. Mit einer freundlichen Ansage auf dem Anrufbeantworter lässt sich vieles regeln. Und auch Mitarbeiter lassen sich auf die neuen Zeitfenster ein.“ Für traditionell störungsintensive Phasen sollte man einfache Dinge vorsehen. Als effizient hat sich auch erwiesen, Aufgaben zu clustern: Telefonate zum Beispiel nicht über den Tag verteilen, sondern nach Möglichkeit einmal en bloc erledigen.

Delegieren Sie.
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer sind getrieben von der Idee „Ich muss alles selbst machen und entscheiden“. Mit zunehmender Größe wird das Auslagern von Aufgaben aber immer nötiger. Vorrangig geeignet ist alles, was nicht unmittelbar zu den Zielen und Aufgaben gehört, die Sie sich für Ihre Unternehmerschaft gesetzt haben.

Sagen Sie „Nein!“
Messen Sie Aufträge, Kundinnen und Kunden und Sonderwünsche an Ihren Zielen und Ihrer Vision. Was nicht passt, lehnen Sie ab, auch wenn Ihnen die Anfrage schmeichelt.

Seien Sie gnädig mit sich.
Zeitmanagement ist ein Prozess. Ein Ratgeber-Buch oder ein Seminar kann noch so gut sein, die Umsetzung muss einfach geübt werden. „Wer sich am Ende eines Tages sagen kann, Mensch, heute habe ich bewusst entschieden, mich nicht vom Telefonklingeln unterbrechen zu lassen´. Hat schon ein Stück Freiraum gewonnen“, sagt Anikó Hauch.

erstellt 30.01.2012 Anikó Hauch